Aujourd’hui, le travail collaboratif est indispensable pour une entreprise. Il permet d’améliorer la collaboration interne et ainsi favoriser les échanges entre salariés. Mais, à l’heure de la transformation digitale des entreprises, quelles solutions mettre en place pour réinventer la relation client et mieux collaborer avec vos partenaires commerciaux ? En outre, quels gains de productivité attendre de cette collaboration modernisée ?

La transformation digitale n’est pas seulement l’utilisation de nouveaux outils mais l’intégration d’outils efficaces pour vous faciliter le travail en entreprise ou en télétravail.  L’élément incontournable de votre transformation digitale est le travail collaboratif.

Le travail collaboratif : pourquoi est-ce indispensable ?

Le travail collaboratif désigne la coopération entre plusieurs personnes, dans un but commun et autour de tâches partagées. Cette notion implique que vos collaborateurs, employés, se tournent vers l’écoute et l’entraide. C’est l’un des enjeux majeurs de la gestion de projet. Si vous pensez perdre trop de temps en réunion, échanger trop d’emails et que, pour autant, vos projets collaboratifs n’avancent pas, la clé se trouve surement dans la collaboration au sein de vos équipes.

Selon une étude Ipsos/OpenMind Kfé dévoilée en janvier 2018, 58% des salariés (et 73% des cadres) jugent la culture de la collaboration en progrès dans leur entreprise. Autre enseignement : 3 salariés sur 4 travaillent déjà en mode collaboratif – 28% « au quotidien » et 47% « de temps en temps ».

Que ce soit pour partager des documents ou encore pour organiser une réunion par visio‐conférence avec plusieurs collaborateurs répartis dans différentes villes, les outils digitaux apparaissent comme une nécessite dans l’amélioration des processus d’échange et de travail en groupe.

De plus, avec la crise sanitaire, les équipes sont de plus en plus en télétravail et donc à distance, comme les projets. Les outils collaboratifs sont donc devenus essentiels pour que vos employés continuent de se coordonner depuis chez eux. Pour favoriser le travail collaboratif à distance, vous pouvez utiliser par exemple une messagerie instantanée, des planificateurs et calendriers en ligne et des espaces de stockages mutualisés sur le Cloud ou sur un serveur interne.

Une créativité libérée

Repenser ses modes de travail permet de favoriser la communication, la motivation et l’innovation au sein de vos équipes. Résultat : des collaborateurs boostés et plus de créativité, car vous tirez parti de l’intelligence collective et bénéficiez de l’émulation du groupe. Pour, au final, des projets mieux pensés, plus originaux, mieux menés, qui tiennent compte de davantage de facteurs, associent les talents et bénéficient de toutes les ressources et compétences d’un groupe. Le travail collaboratif favorise naturellement la prise d’initiative et le degré d’implication des salariés.

Des équipes mobiles et dispersées

Le temps où les collaborateurs passaient toutes leurs journées à leur bureau qu’ils ne quittaient que pour participer au meeting hebdomadaire dans la grande salle de réunion est révolu. Télétravail partiel ou contractualisé, nomadisme, déplacements professionnels : les employés sont 4 fois plus nombreux à travailler en mobilité aujourd’hui qu’en 2007. Pour que tout cela puisse être possible, tout en étant efficace, la mise en place d’outils digitaux et de méthodes de travail collaboratif est indispensable.

Des données sécurisées

Des espaces de travail partagés – et sécurisés – permettent de protéger vos documents. Un portable volé, un disque dur qui crashe ? Catastrophe hier, simple contretemps aujourd’hui : toutes vos données, tous vos documents et vos espaces de travail étant partagés et hébergés dans le cloud, vous pouvez les retrouver à tout moment. D’où un gain de sécurité, de temps et d’argent.

Une efficacité retrouvée

Sauvegardes introuvables, modifications volatilisées, messages perdus dans la nature, fichiers impossibles à ouvrir… Autant de situations qui peuvent maintenant être évitées. En effet, de nombreux outils digitaux de gestion documentaire, de partage de fichier ou encore de gestion de projet existent aujourd’hui, avec des pertes de temps évitées.

Les avantages rattachés à la plateforme collaborative

Centralisation des outils
de travail

L’un des plus grands avantages de la mise en place d’une plateforme collaborative est la centralisation des outils de travail. En effet, différents collaborateurs peuvent utiliser tous les outils digitaux dont ils ont besoin au sein d’une même structure, ordonnée et hiérarchisée. Éviter l’éparpillement est essentiel pour gagner en productivité.

Communication et
interactions constructives

Cette centralisation, en plus d’avoir l’avantage de regrouper les outils de travail nécessaire au bon déroulement d’un projet, facilite le dialogue et l’expression de commentaires entre les membres des équipes. Les projets avancent plus facilement, avec la possibilité d’interagir sans pour autant modifier le contenu produit par quelqu’un d’autre. Le travail collaboratif peut également nécessiter de réorganiser vos espaces de travail pour faciliter la communication et ainsi créer des opens spaces. Avec de grands espaces, les équipes sont amenées à communiquer entre elles et intégrer plus facilement les outils collaboratifs.

Mise en commun
des compétences

En plus de simplifier le partage des documents, la mise en place d’outils digitaux collaboratifs donne la possibilité à tous les membres d’une équipe travaillant autour d’un projet commun de partager leurs connaissances et leur expertise. Une fois de plus, les projets avancent plus facilement, en évitant les points de blocage et en facilitant la communication.

Adaptabilité &
Accessibilité

L’utilisation d’une plateforme collaborative permet aux personnes impliquées dans un projet de s’adapter plus rapidement aux changements qui ne manquent jamais de survenir (nouvelles tâches, nouveaux membres dans l’équipe, modification de planning…). Accessibles dans le cloud, les utilisateurs d’un outil de gestion de projet bénéficient des atouts que lui confèrent sa mobilité (ordinateur, tablette, téléphone).

Efficacité des réunions
de projets

Les réunions visant à faire le suivi sur l’état d’avancement d’un projet sont souvent chronophages et inefficaces. Les espaces communs digitaux contribuent à amoindrir les pertes de temps en donnant aux membres de l’équipe un accès direct et instantané aux données relatives au projet en cours. Les réunions sont ainsi abrégées et deviennent principalement des espaces de décision.

Créativité et innovation
enrichies

Le caractère inclusif de cet espace commun digital conduit à l’éclosion d’idées de solutions inédites. Lorsqu’on entremêle créativité et innovation, cela mène souvent à des découvertes inusitées susceptibles de métamorphoser de manière positive le cours des projets. Et dans un monde en changement perpétuel, où les innovations sont de plus en plus rapides, quoi de mieux que de rester à la pointe en matière de créativité ?

Comment mettre en place des outils de travail collaboratif ?

Voici 4 principes clés à prendre en compte dans la mise en place d’outils de travail collaboratif :

1. Convaincre

Il importe pour une entreprise de démontrer avec aplomb les bénéfices dont pourront profiter ses collaborateurs en utilisant de nouveaux outils.

2. Former

Pour que les équipes apprennent à maîtriser correctement les nouveaux outils, des formations doivent être dispensées. Un employé pourrait par exemple être attitré par la coordination des activités entourant la mise en place de la plateforme collaborative.

3. S’impliquer

Les gestionnaires doivent ouvrir la voie concernant l’utilisation des nouvelles méthodes de travail qu’ils mettent en œuvre pour donner l’exemple et motiver leurs équipes.

4. Patienter

L’intégration de nouveaux outils et procédures en milieu de travail ne s’effectue pas du jour au lendemain. Il faut laisser du temps aux travailleurs de se les approprier et pour que l’espace collaboratif soit utilisé à sa pleine capacité.

Avec l’émergence du digital, le monde du travail est en pleine évolution. La mise en place de nouveaux outils digitaux peut parfois apparaître compliquée, mais les avantages du travail collaboratif sont nombreux : l’avenir de votre entreprise passe vraisemblablement par là !

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